Se questionner autrement
Face à la pénurie de main-d’oeuvre que nous connaissons, beaucoup de gestionnaires sont inquiets :
Comment allons-nous faire pour remplacer nos employés qui partent à la retraite ?
Pourtant une réflexion de fond pourrait vous faire sauver temps et argent :
Ai-je vraiment besoin de combler chaque départ ?
Constat
Par le passé, les engagements ont été nombreux en raison de l’incroyable croissance économique vécue dans les dernières décennies. Aujourd’hui, les outils technologiques, informatiques et communicationnels dont nous disposons nous ont aidé à gagner un temps précieux dans de nombreuses tâches, voire à en éliminer. Il est maintenant temps d’évaluer le besoin réel de personnel face aux tâches à réaliser.
Malheureusement, nous constatons trop souvent que tous les postes occupés ne sont pas forcément nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation, ni à sa performance. Autrement dit, une personne quittant sa fonction ne devrait pas faire l’objet d’un remplacement systématique. Nombreuses sont les organisations pour lesquelles les organigrammes ont été édifiés petit à petit, au gré des gestionnaires ou des services, sans avoir de recul ni de vision macro de l’organisation complète.
Un départ à la retraite ou un départ volontaire est l’occasion idéale de vous demander si vous avez réellement besoin de conserver ce poste au sein de votre structure interne.
Posez-vous les bonnes questions
- Suis-je en mesure d’évaluer la charge de travail de mes employés… 30, 50, 75 % ?
- Est-ce possible de récupérer du temps en révisant la répartition des tâches ?
- Mes employés exécutent-ils leurs tâches dans un délai que je juge raisonnable ?
- Mes employés ont-ils suffisamment de tâches pour occuper leur temps de travail ?
- Les descriptions de tâches/fonctions sont-elles bien définies ou imprécises ?
- Certains employés étirent-ils leur temps d’une façon ou d’une autre (jasette, pause ou autre) ?
Soulignons que l’employeur est l’unique responsable d’un employé qui ne travaille pas. Si l’employeur ne fournit pas suffisamment de tâches à accomplir pour combler le temps de travail de l’employé, ce dernier va s’occuper par lui-même en allongeant ses tâches ou en réalisant des tâches à valeur non-ajoutée.
Une évaluation de la charge de travail de vos employés est donc une excellente initiative pour tout gestionnaire. Cette évaluation doit être perçue comme un investissement pouvant vous rapporter plusieurs milliers de dollars sur une année, et de façon récurrente !
Comment procéder au diagnostic ?
1- Avoir en main la description du rôle, responsabilités et tâches du poste à auditer.
2- Demander à la personne évaluée de faire la liste de ses tâches obligatoires quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles et qu’elle estime un temps (hh:mm) pour chacune de ses tâches.
3- Accompagner la personne pendant toute sa journée de travail. C’est l’étape d’observation de terrain pour valider l’information reçue.
Le diagnostic selon la méthode SMI se base donc sur la description du poste émise par l’employeur (incluant les rôle et responsabilités). A cela s’ajoute la liste des tâches obligatoires quotidiennes hebdomadaires, mensuelles et annuelles (QHMA) et estimées en temps par l’employé lui-même.
C’est ensuite le temps de passer à l’observation de terrain pour valider l’information reçue. Vous pourrez alors constater si l’employé exécute bien les tâches mentionnées et dans les délais prévus durant son quart de travail. En effet, une tâche peut facilement être surévaluée par un employé (exemple : un employé peut prétendre passer 2 heures par jour à répondre au téléphone alors qu’en réalité il n’y passe que 45 minutes).
Ce diagnostic vous permettra d’évaluer le juste temps accordé à une tâche. En cas de doute, il est permis de passer deux, voire même jusqu’à trois jours d’évaluation pour vous assurer de la validité des informations. Vous n’avez pas les ressources en poste pour le faire, laissez-nous le soin de réaliser votre diagnostic organisationnel. C’est notre expertise!
Mot de l’expert
Notre expérience en milieu municipal nous démontre que nombreuses organisations sont désemparées face au départ des « baby-boomers ». Le moment est pourtant idéal pour analyser vos besoins réels en ressources humaines.
Avant d’engager, pensez plutôt à optimiser vos ressources, une stratégie payante !