La bonne question 

Dans le contexte économique et démographique actuel, beaucoup de gestionnaires se posent cette question :

« Comment allons-nous faire pour remplacer les personnes qui partent à la retraite ? » 

Cependant, le questionnement devrait plutôt être :

« Ais-je vraiment besoin de remplacer les départs ? »

Constat

Par le passé, les engagements ont été nombreux en raison de l’incroyable croissance économique vécue sur les 30 dernières années. Aujourd’hui, les moyens technologiques, informatiques et communicationnels dont nous disposons nous ont aidé à gagner un temps précieux dans de nombreuses tâches, voire à en éliminer.

Il est maintenant temps d’évaluer le besoin réel de personnel face aux tâches à accomplir.

Nous constatons que malheureusement, tous les postes occupés par des ressources humaines ne sont pas forcément nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation ni à sa performance. Autrement dit, une personne quittant sa fonction ne devrait pas faire l’objet d’un remplacement systématique. Nombreuses sont les organisations pour lesquelles les organigrammes ont été édifiés petit à petit, au gré des gestionnaires ou des services, sans avoir de recul ni de vision macro de l’organisation complète.

Un départ à la retraite, ou autre, est l’occasion idéale de vous demander si vous avez réellement besoin de conserver ce poste au sein de votre structure interne.

Questionnements avant d’entreprendre toute action

-À combien puis-je évaluer la charge de travail de mes employés…30, 50, 75 % ?

-Pourrais-je récupérer du temps avec une répartition différente des tâches ?

-Mes employés exécutent-ils leurs tâches dans un délai que je juge raisonnable ou ai-je régulièrement l’impression que le temps imparti est trop long ?

-Mes employés ont-ils assez de tâches pour occuper leur temps de travail ou bien cela leur arrive-t-il de manquer de tâches ?

-Mes descriptions de tâches/fonctions sont-elles bien définies ou manquent-elles de précisions ?

-Certains employés étirent-ils leur temps d’une façon ou d’une autre (jasette, pause cigarette ou autre) ?

Soulignons que l’employeur est l’unique responsable d’un employé qui ne travaille pas. Si l’employeur ne fournit pas suffisamment de tâches à accomplir pour combler le temps de travail de l’employé, ce dernier va s’occuper par lui-même en allongeant ses tâches ou en réalisant des tâches à valeur non-ajoutée.

Une évaluation de la charge de travail de vos employés est donc une excellente initiative pour tout gestionnaire souhaitant adapter ses ressources humaines à ses besoins réels. Cette évaluation doit être perçue comme un investissement, pouvant vous rapporter plusieurs milliers de dollars sur une année, et de façon récurrente !

Comment procéder au diagnostic ?

1-  Avoir en main la description du rôle, responsabilités et tâches du poste à auditer.

2- Demandez à la personne évaluée de faire la liste des tâches obligatoires quotidiennes hebdomadaires, mensuelles et annuelles relative au poste et estimées en temps.

3-  Accompagner la personne pendant toute sa journée de travail. C’est une étape d’observation de terrain, pour valider l’information reçue.

Le diagnostic se base donc sur la description du poste, émise par l’employeur (incluant le rôle et les responsabilités de ce poste) ainsi que sur la liste des tâches obligatoires quotidiennes hebdomadaires, mensuelles et annuelles relative au poste et estimées en temps par l’employé lui-même.

C’est ensuite le temps de passer à l’observation de terrain, pour valider l’information reçue. Vous pourrez alors constater si l’employé exécute bien les tâches mentionnées et dans les délais prévus durant son quart de travail. En effet, une tâche peut facilement être surévaluée par un employé (exemple : un employé peut prétendre passer 2 heures par jour à répondre au téléphone alors qu’en réalité il n’y passe que 45 minutes).

Ce diagnostic vous permettra d’évaluer le juste temps accordé à une tâche. En cas de doute, il est permis de passer deux, voire même trois jours d’évaluation pour vous assurer de la validité de vos informations.

Mot de l’expert

Le quotidien nous apprend que beaucoup d’organisations souffrent d’une pénurie de ressources humaines face au départ des « baby-boomers ». Parallèlement à cela, le taux de chômage est à son plus bas. Le moment est donc idéal pour analyser vos besoins réels en ressources humaines et à sortir de vos habitudes.

Avant d’engager, pensez plutôt à optimiser vos ressources ; une stratégie payante !