Le contrôle-suivi
Tel que mentionné à plusieurs reprises, les raisons du recours à un diagnostic organisationnel peuvent être diverses et variées.
Dans notre contexte de performance organisationnelle, le diagnostic sera suivi non seulement d’une planification d’actions, mais aussi d’une dernière étape essentielle, assurant le maintien des résultats obtenus.
Cette troisième étape, que nous appellerons « le contrôle-suivi », est une étape extrêmement importante. Elle permettra d’assurer la pérennité des améliorations engendrées par l’implantation des actions de la deuxième étape.
Prenons quelques lignes pour expliciter cette appellation de « contrôle-suivi ».
Le contrôle est l’analyse des données. Il permet d’apporter les ajustements, les correctifs, les modifications nécessaires pour maintenir les résultats.
Le suivi fait référence à une fréquence dans le temps et peut-être réalisé sur base horaire, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Il permet de recevoir les données de vos résultats, fixés dans le temps à une fréquence régulière.
Lorsque vous décidez d’initier une démarche d’amélioration de performance, il est indispensable d’étudier l’offre de service de chaque fournisseur en détail, afin de comprendre de quelle façon se déroule le mandat et quels seront les résultats garantis.
Un changement à intégrer
Le contrôle-suivi post-mandat est une étape obligatoire. En effet, les mauvaises habitudes sont parfois difficiles à modifier. Même en ayant gagné l’adhésion de vos employés au projet grâce à sa pertinence et à ses bienfaits prouvés, il se peut que plusieurs collaborateurs retrouvent d’anciens mauvais réflexes. Implanter un changement se fait de façon progressive. La sagesse populaire ne nous apprend-elle pas qu’il faut « frapper plusieurs fois sur le clou pour l’enfoncer » ?
Quel sera le suivi idéal ?
Bien que certaines firmes proposent une étape de contrôle-suivi, la forme et la durée que prendra cette étape varient énormément. Un contrôle-suivi idéal comprendra un échange hebdomadaire, sur une durée minimum de 3 mois. Plus ce délai sera long, plus vous augmenterez vos chances de maintenir des résultats à long terme.
Grâce aux indicateurs clés de performance (KPI) qui auront été implantés à la deuxième étape du mandat, l’expert pourra suivre l’évolution de la situation chaque semaine. Si des outils ont été nouvellement adoptés, l’utilisation optimale de ceux-ci sera également étudiée attentivement chaque semaine. Un contact hebdomadaire permettra à l’expert de détecter toute anomalie par rapport aux résultats, d’effectuer des recadrages si nécessaires et de répondre à vos éventuelles questions.
Ce contrôle-suivi hebdomadaire va donc solidifier concrètement et durablement les efforts investis par vous-même et vos équipes dans le projet d’amélioration. Enfin le contrôle – suivi régulier de l’expert pendant plusieurs mois rassurera le personnel autant que vous-même dans l’application quotidienne du changement.
Mot de l’expert
Il est essentiel, voire obligatoire, d’assurer un contrôle -suivi hebdomadaire sur plusieurs mois après l’implantation des actions sous peine d’échec du projet.
L’absence d’un contrôle-suivi amènera fort probablement l’abandon progressif et partiel des nouveaux outils/méthodes et donnera donc raison aux détracteurs du changement.
Aucun projet de changement ne peut être positivement mené sans l’appui constant de l’expert mandaté. Il ne suffit donc pas d’implanter le changement pour clôturer le mandat. Il faut aussi veiller à la parfaite intégration de ce changement, dans le temps.