Étape 2 : La planification des actions
Dans notre infolettre précédente, nous avons parlé de la conduite d’un diagnostic organisationnel (http://smiperformance.com/2017/07/etape-1-de-3-recuperer-de-1-a-3-heures-de-temps-de-travail-employe-jour/).
Les raisons amenant des gestionnaires à réaliser un diagnostic organisationnel peuvent être multiples (embauche, restructuration, santé/sécurité, réaménagement des bureaux, etc.). La raison qui nous concerne particulièrement aujourd’hui est la recherche d’une meilleure performance organisationnelle.
Dans ce contexte, une planification des actions suivra nécessairement le diagnostic.
Là où certaines firmes souhaitent réunir les participants de l’étude sous forme de « groupes de travail » pour réfléchir ensemble aux solutions, d’autres préféreront conserver la neutralité de l’appui extérieur en proposant divers outils et méthodes adaptés aux besoins de l’organisation.
Une formule « brainstorming »
La majorité du temps, la planification consistera en diverses réunions de groupes de travail. Les principaux résultats du diagnostic leur seront présentés et ces groupes seront invités à donner leur avis et leurs idées sur la façon de remédier aux dysfonctionnements observés. Enfin ces idées seront soumises au comité directionnel afin d’en évaluer la pertinence et leur possible mise en œuvre, qu’elles soient matérielles ou autre. L’implantation des ces actions peut prendre dans ce cas plusieurs mois, voire plus, dépendant de la taille des organisations.
Une formule « prêt-à-l’emploi »
Dans le second cas de figure, la planification sera menée par l’expert et consistera en l’implantation personnalisée de nouveaux outils ou de nouvelles méthodes de travail. Les firmes proposant ce type d’implantation ont généralement développé des outils qui leurs sont propres et uniques. De longues années d’expérience de terrain sous-tendent la mise au point de ces outils, les rendant extrêmement pratiques et rapides. Les employés audités sont appelés à participer à la mise en place personnalisée des nouveaux outils.
Dans les secteurs ou départements techniques, l’un de ces outils pourra être une planification de travaux priorisés et ordonnancés.
Les employés seront sollicités pour bâtir des listes de travaux préventifs saisonniers et des listes de travaux correctifs. Le gestionnaire quant à lui aura la tâche d’estimer en temps chaque travail repris sur ces listes. Grâce à ces précieuses contributions, l’expert sera capable d’implanter une planification hebdomadaire ainsi que des cédules de travail quotidiennes.
Pour les services dits de bureau où les tâches ne sont ni techniques ni manuelles, nous parlerons d’une planification de tâches selon le principe de l’agenda standard et de la déclinaison des objectifs par paliers hiérarchiques.
Ces deux puissants outils permettront non seulement d’éradiquer toutes les pertes de temps et les oublis fréquents, mais également d’empêcher les dédoublements de tâches. Ils mettront en lumière les opportunités disponibles en temps pour chaque employé, tout en intégrant de manière efficace et harmonieuse les attentes spécifiques ou les imprévus de dernière minute. Ces outils favoriseront donc un climat de travail serein. Le processus de la mise en œuvre d’un tel plan d’action ne prend que quelques semaines.
À retenir
Dans un cas comme dans l’autre, la participation des employés se fait de façon active, mais à différents niveaux. Bien que les employés aient une bonne connaissance de leur terrain dans la proposition de solutions, ils ne peuvent pas toujours les penser de façon stratégique. Les experts proposant l’implantation d’outils avec un regard extérieur se baseront non seulement sur le diagnostic mais également sur leur expérience de terrain (et auront une vision « micro » et « macro » de la situation).
Mot de l’expert
Connaissez-vous la Loi de Pareto ? Celle-ci souligne que 80 % des effets sont les produits de 20 % des causes. De ce fait, un bon expert sera capable de régler 80 % de vos problèmes en se concentrant sur 20 % des causes. Et naturellement, 20 % de solutions vous apporteront 80 % de résultats.
Une bonne méthodologie et des outils appropriés peuvent donc vous apporter d’excellents résultats rapidement et à moindre coûts. Mais encore faut-il identifier ces 20 % de causes de façon stratégique et professionnelle. C’est à ce titre que le choix de l’expert sera extrêmement important et devra être fait de façon judicieuse (références, expérience, parcours académique, etc.) selon vos attentes.